Millaista on hyvä IT-hankinta?

IT-hankinnat ovat yritykselle investointi, joka vaikuttaa suoraan liiketoiminnan tehokkuuteen ja kilpailukykyyn. Hyvä IT-hankinta tarkoittaa oikeiden teknologioiden, palveluiden ja kumppanien valintaa, jotka tukevat yrityksen strategisia tavoitteita ja varmistavat joustavan, turvallisen ja kustannustehokkaan IT-ympäristön. Käyn tässä kirjoituksessa läpi, miten tehdä laadukas IT-hankinta yritykselle ja mitä seikkoja tulee huomioida IT-toimittajan kanssa tehtävässä sopimuksessa.

Hyvän IT-hankinnan peruspilarit

1. Strateginen yhteensopivuus

Hyvä IT-hankinta tukee yrityksen liiketoimintastrategiaa. Ennen hankintapäätöstä on tärkeää kartoittaa nykyiset tarpeet ja tulevaisuuden kehityssuunnat. Tavoitteena on varmistaa, että valittu ratkaisu skaalautuu yrityksen kasvaessa ja että se integroituu saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin.

2. Kustannustehokkuus ja joustavuus

Laadukkaassa IT-hankinnassa kustannukset eivät rajoitu vain hankintahintaan, vaan niihin sisältyy myös käyttöönotto, ylläpito ja mahdolliset päivitykset. On tärkeää arvioida, millainen kokonaiskustannusomistus (TCO) on, ja että sopimus joustaa tarpeen muuttuessa.

3. Teknologian ajantasaisuus ja luotettavuus

Teknologian tulee olla ajan tasalla ja sen on vastattava alan standardeja. Hyvä IT-toimittaja tarjoaa jatkuvaa kehitystyötä, nopeaa reagointia mahdollisiin ongelmiin ja varmistaa järjestelmien luotettavuuden sekä tietoturvan.

4. Käyttäjien ja sidosryhmien tarpeet

IT-ratkaisujen tulee olla käyttäjäystävällisiä ja tukevat yrityksen sisäistä viestintää ja yhteistyötä. Hankintaprosessissa kannattaa kuulla loppukäyttäjiä, jotta ratkaisu palvelee käytännön tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.

IT-hankintaprosessin vaiheet

Hyvin suunniteltu IT-hankintaprosessi on avain onnistuneeseen investointiin. Prosessi etenee systemaattisesti seuraavien vaiheiden kautta:

1. Tarpeiden määrittely

Ensimmäinen askel on yrityksen tarpeiden kartoittaminen. Tämä vaihe sisältää:

• Liiketoimintatarpeiden ja strategisten tavoitteiden analysoinnin
• Nykyisten järjestelmien ja teknologioiden tilan arvioinnin
• Loppukäyttäjien ja sidosryhmien kuulemisen, jotta ratkaisu vastaa käytännön tarpeita
• Varmistetaan, että hankittava ratkaisu on tulevaisuudessa vaihdettavissa eikä synnys ns. vendor lock -tilannetta, jossa ratkaisun vaihtaminen on vaikeaa ja yritys jää IT-toimittajan armoille esim. hinnankorotusten tilanteessa. Tämä on suurimpia sudenkuoppia, joita harvoin mietitään jo tässä vaiheessa hankintaa, mutta tulisi ehdottomasti miettiä.

2. Markkinatutkimus

Tarpeiden määrittelyn jälkeen tehdään kattava markkinatutkimus:

• Selvitetään mahdolliset IT-toimittajat ja markkinoilla olevat ratkaisut
• Analysoidaan eri toimittajien referenssejä, asiakaspalautetta ja teknologian kehityssuuntia
• Arvioidaan ratkaisujen skaalautuvuutta, joustavuutta ja kustannustehokkuutta

3. Kilpailutus

Kilpailutuksen avulla varmistetaan, että yritys saa parhaan mahdollisen ratkaisun:

• Pyydetään tarjouksia useammalta toimittajalta
• Verrataan hinnoittelua, palvelun sisältöä ja lisäarvoa eri tarjouksissa
• Käydään läpi toimittajien ehdot, SLA:t, tukipalvelut ja muut sopimusehdot

4. Sopimuksen laatiminen ja neuvottelut

Kun paras toimittaja on valittu, siirrytään sopimusneuvotteluihin:

• Laaditaan yksityiskohtainen sopimus, jossa huomioidaan kaikki aikaisemmissa vaiheissa tunnistetut kriittiset seikat
• Neuvotellaan sopimusehdoista, kuten hinnoittelusta, vastuunjaosta, tietoturvasta ja muutoshallinnasta
• Varmistetaan, että sopimus on molemminpuolisesti selkeä ja joustava yrityksen muuttuvia tarpeita ajatellen

5. Toteutus ja käyttöönotto

Hyvä IT-hankinta ei pääty sopimuksen allekirjoittamiseen:

• Suunnitellaan huolellisesti toteutus- ja käyttöönotto
• Varataan riittävät resurssit koulutukseen ja tukipalveluihin
• Seurataan projektin etenemistä ja tehdään tarvittavat muutokset nopeasti

6. Seuranta ja jatkuva kehittäminen

Käyttöönoton jälkeen tärkeää on varmistaa, että IT-ratkaisu palvelee yritystä pitkällä aikavälillä:

• Seurataan palvelutasojen toteutumista säännöllisesti
• Kerätään käyttäjäpalautetta ja arvioidaan ratkaisun toimivuutta
• Suunnitellaan jatkokehityksiä ja mahdollisia sopimusmuutoksia tarpeen mukaan

Tärkeitä sopimusehtoja IT-toimittajan kanssa

Hyvästä IT-hankinnasta tulee huolehtia myös sopimusvaiheessa. IT-toimittajan kanssa tehtävä sopimus määrittää yhteistyön sujuvuuden ja pitkän aikavälin luotettavuuden puolin ja toisin.

Seuraavat asiat ovat keskeisiä huomioida erityisesti IT-hankinnoissa:

1. Palvelutaso- ja suorituskykymittarit (SLA)

Sopimuksessa tulee määritellä selkeät palvelutasot, jotka kattavat mm. vasteajat, palvelun saatavuuden ja vikojen korjausajat. SLA auttaa varmistamaan, että IT-toimittaja sitoutuu tarjoamaanlaadukasta palvelua. Mittareiden listaamisen lisäksi tulee kirjata, mitä tapahtuu, jos palvelutasoihin ei ylletä: syntyykö esim. korvausvelvollisuus tai oikeus purkaa sopimus ennenaikaisesti.

Esimerkiksi, jos yritys tarvitsee reaaliaikaista tietoa kriittisistä järjestelmistä, sopimuksessa voidaan määritellä, että järjestelmien käyttöasteen tulee olla vähintään 99,9 % ja vikailmoituksiin on reagoitava alle tunnissa. Tämä takaa, että mahdolliset viat ratkaistaan nopeasti ja yrityksen toiminta häiriintyy mahdollisimman vähän.

2. Kustannukset ja hinnoittelumalli

On tärkeää, että sopimus sisältää yksityiskohtaiset tiedot hinnoittelusta, mahdollisista lisämaksuista ja hinnoittelumallin joustavuudesta. Selkeät kustannuselementit auttavat välttämään yllätyksiä sopimuskauden aikana.

Esimerkiksi, jos yritys siirtyy käyttämään ulkoista pilvipalvelua, on tärkeää määritellä, mitä hinta sisältää: onko se kuukausimaksu, onko olemassa ylimääräisiä maksuja datansiirroista tai varastointipalveluista ja miten hinnoittelu muuttuu, kun palvelun käyttö kasvaa. Tällainen selkeys auttaa välttämään yllätyksiä sopimuskauden aikana.

Selkeä hinnoittelu sopimuksessa ei kuitenkaan yksinään riitä, jos yritys ei ymmärrä hinnoittelukokonaisuutta. Tämän vuoksi on erityisen tärkeää varmistaa ennen sopimuksen allekirjoitusta, että kaikki osapuolet ovat samalla kartalla hinnoittelun suhteen.

3. Tietoturva ja tietosuoja

Tietoturva on yksi tärkeimmistä sopimuksen osista, etenkin kun käsitellään arkaluontoista tietoa. Tämän vuoksi sopimukseen tulee kirjata IT-toimittajan vastuu ja sitoutuminen tietoturvaan sekä tietosuojaan. Tämä sisältää kansainväliset tietoturvastandardit, kuten ISO 27001, salassapitosopimukset, varmuuskopioinnin, datan sekä henkilötietojen käsittelyn ja mahdolliset auditointioikeudet. Lisäksi voidaan sopia, että tietoturvaloukkaustilanteissa IT-toimittaja vastaa välittömästä ilmoituksesta ja korjaustoimenpiteistä. Näin yritys voi luottaa siihen, että kriittiset tiedot ovat turvassa ja IT-toimittajan menetelmät vastaavat nykyajan korkeita vaatimuksia.

4. Ylläpito ja tuki

Hyvästä IT-hankinnasta huolehtii myös varsinainen ylläpito. Sopimuksessa tulee määritellä, miten ja milloin tuki on saatavilla, miten päivitykset toteutetaan ja miten mahdolliset ongelmatilanteet ratkaistaan. Tämä varmistaa, että järjestelmä toimii moitteettomasti koko sovitun sopimuskauden ajan.

Esimerkiksi, jos yritys ottaa käyttöön uuden ERP-järjestelmän, on tärkeää, että IT-toimittaja tarjoaa koulutusta, tukea ja säännöllisiä päivityksiä. Sopimuksessa voidaan määritellä, että tukipalvelu on saatavilla 24/7, mikä on todella tärkeää erityisesti globaalissa toiminnassa.

5. Muutoshallinta ja joustavuus

Yrityksen tarpeet voivat muuttua, joten sopimuksessa on hyvä varmistaa, että myös palvelun laajuutta ja sisältöä voidaan muuttaa tarvittaessa. Tämä edellyttää selkeää menettelytapaa sopimusmuutoksille ja hinnoittelun tarkistuksille.

Sopimuksessa voidaan esimerkiksi sopia, että palvelun laajuutta ja sisältöä voidaan tarkistaa määräajoin, tai että hinnoittelua voidaan säätää markkinatilanteen tai palvelun käytön perusteella. Tämä joustavuus varmistaa, että IT-ratkaisu pysyy ajan tasalla myös tulevaisuudessa.

6. Vastuunjako ja riitojen ratkaisumekanismit

Sopimuksen tulee määritellä selkeästi molempien osapuolten vastuut ja velvollisuudet. Tämä voi vaikuttaa sopimusta tehdessä turhalta, sillä ”kaikkihan tietävät, mitä olemme tekemässä”, mutta mitä tapahtuu esim. neljän vuoden päästä, kun vastuuhenkilöt ovat vaihtuneet tai tarpeet muuttuneet, jolloin vastuut ja sopimus muuttuvatkin epäselviksi. Lisäksi on tärkeää kirjata, miten mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan – esimerkiksi osapuolten neuvottelun tai viime kädessä välimiesmenettelyn avulla.

Yksi selkeä keino määritellä osapuolten vastuut on tehdä RACI-matriisi, jossa luetellaan kaikki IT- ratkaisun osa-alueet ja mainitaan niistä vastuussa olevat osapuolet.

7. Sopimuksen päättäminen ja avustusvelvollisuus

Sopimuksen päättäminen on olennainen osa IT-hankintaa, ja sen huolellinen suunnittelu varmistaa, että mahdollinen palveluiden vaihto uuteen toimittajaan sujuu ilman merkittäviä häiriöitä yrityksen toiminnassa. Tämän vuoksi irtisanomisaikaan, dokumentaation takaisinsaantiin ja avustusvelvollisuus tulee ehdottomasti kirjata sopimukseen.

Esimerkiksi 3–6 kuukauden irtisanomisaika antaa riittävästi aikaa siirtymäprosessin suunnittelulle ja toteutukselle, sillä uuden korvaavan toimittajan löytäminen kestää aina jonkin aikaa. Mitä vaikeampi ja monimutkaisempi korvattava palvelu on ottaa käyttöön, sitä pidempi irtisanomisaika IT-toimittajan puolelle on laitettava.

Sopimukseen tulisi sisällyttää yksityiskohtainen exit-strategia, joka määrittelee, miten palvelut siirretään uudelle toimittajalle. Tämä sisältää muun muassa:

• Data- ja järjestelmäsiirron ohjeistukset: IT-toimittajan tulee toimittaa kaikki tarvittavat tekniset dokumentaatiot ja järjestelmäkuvaukset, jotta uuden toimittajan on mahdollista tehdä palveluiden siirto saumattomasti.
• Koulutus ja asiantuntijatuki: Sopimuksessa voidaan määritellä, että nykyinen IT- toimittaja osallistuu siirtoprosessiin esimerkiksi järjestämällä koulutuksia ja konsultaatioita uudelle toimittajalle.

Sopimuksessa kannattaa määritellä tässäkin tapauksessa mahdolliset sopimussakot tai korvausmenettelyt, mikäli jompikumpi osapuoli ei noudata päättämisehtoja. Tämä luo molemminpuolisen motivaation noudattaa sovittuja käytäntöjä ja varmistaa, että palveluiden siirto tapahtuu sujuvasti.

Hyvä käytäntö on lisäksi sopia, että sopimuksen päättymisen jälkeen IT-toimittaja tarjoaa väliaikaista tukea siirtymäkauden ajaksi (esimerkiksi 90 päivää). Tämä varmistaa, että mahdolliset ongelmatilanteet ratkaistaan nopeasti ja uuden järjestelmän käyttöönotto sujuu ilman katkoksia.

Yhteenveto hyvästä IT-hankinnasta

Laadukas IT-hankinta vaatii tarkkaa suunnittelua ja toteutusta alusta loppuun koko prosessin ajan. Valitsemalla oikean IT-toimittajan ja huolehtimalla keskeisistä sopimusehdoista yritys voi varmistaa, että IT-ratkaisut tukevat liiketoiminnan kasvua ja tarjoavat arvoa myös tulevaisuudessa. Näin syntyy luottamuksellinen ja pitkäaikainen kumppanuus, jossa molemmat osapuolet saavat arvoa.

Tämä huolellinen ja ennakoiva lähestymistapa IT-hankintoihin auttaa yritystä saavuttamaan tehokkuutta ja mielenrauhaa pitkässä juoksussa, kun tiedetään, että teknologiset ratkaisut ovat hankittu oikein ja tukevat liiketoimintaa myöhemminkin.